Procedurile nu trebuie privite ca un instrument de forță al managementului, așa cum nu sunt instrumente de forță regulamentul intern sau regulamentul de organizare și funcționare. Atât pentru management, cât și pentru execuție, procedurile trebuie să fie instrumente de lucru. De aceea, nu sunt adeptul unor proceduri extrem de stufoase, specifice mediului corporativ (și din care departamentele juridice sau avocați își adună muniția pentru litigiile cu salariații). Procedurile trebuie să fie clare, astfel încât să poată fi aplicate. Detalierea trebuie să determinată doar de circumstanțe realiste și fără a duce exprimările în zona absurdului.
O digresiune pentru cititorii mei care sunt doar salariați: comportamentele răzbunătoare sau unele forme ușoare de paranoia sau mania persecuției (multe fiind efecte tardive ale unor șocuri emoționale originate în conflicte profesionale) nu ar trebui să vă facă să spuneți că nu executați sarcina numită "curățenie la locul de muncă" fiindcă nu scrie în procedură sau în fișa de post că mătura se acționează cu membrele superioare, printr-o mișcare de la stînga la dreapta și cu pămătuful atingând suprafața podelei.
Un corolar al digresiunii, valabil și pentru manageri și pentru salariați: procedurile trebuie elaborate de bună credință. Am întâlnit situații în care una sau mai multe proceduri au fost elaborate din răzbunare. Este greșit și neproductiv.
Am fost întrebat dacă procedurile livrate de un prestator specializat în ISO sunt suficiente. De fiecare dată, răspunsul a fost negativ: instituțiile publice au obligația legală de a avea acele proceduri impuse de actele normative, respectiv sistemul de control managerial intern. Că în elaborarea lor se folosește abordarea specifică sistemului calității ISO, este o altă chestiune. Eu aș recomanda folosirea elementelor și principiilor Kaizen sau TQM.
În prezent, instituțiile publice nu mai pot subcontracta elaborarea procedurilor. Este o restricție pe care o apreciez ca fiind corectă. În schimb, managementul poate contracta consiliere pentru analiza de sistem, având în vedere că un consultant are neutralitatea care să-i permită identificarea obiectivă a modului în care se poate realiza procedurarea.
În fine, preluarea ad literam a unor normative sau descriptori din legislatie nu echivalează procedurile. De exemplu, copierea textelor din codurile de conduită ale personalului contractual sau funcționarilor publici nu înseamnă că s-a rezolvat problema comportamentului salariațiilor (consumul de alcool, prejudicierea imaginii instituției, avertizorul public, zâmbetul în prezența publicului și altele).
Niciun comentariu:
Trimiteți un comentariu