Ședințomania ca patologie

O să continui articolul despre ședințe, cu o serie de constatări rezultate din practică și unele sugestii pentru manageri. Astfel, denumesc ședință orice întâlnire între manager și subordonați (deși mi se pare mai elegant să spun "colegi", pentru a face o distincție clară față de șef), indiferent dacă a fost planificată sau nu și indiferent dacă presupune interacțiunea cu un coleg sau mai mulți. Atîta vreme cît întîlnirea are ca motiv principal aspecte care privesc munca, atunci întîlnirea respectivă este o ședință. (de altfel, în mod obișnuit, putem auzi cum vorbesc salariații: "m-a băgat/ținut X în ședință".)

Ideal ar fi ca ședința să fie inițiată de manager, astfel încît acesta să poată stabili obiectivele acesteia, ce anume dorește să afle/obțină pînă la final. Din experiența mea directă și observînd alți manageri, am constatat că, de foarte multe ori, acceptînd discuții pe teme stabilite de colegi, la final am contabilizat o pierdere (de timp, de soluții, de efecte ale unei decizii). Cu excepția situațiilor de criză, este mai bine ca momentul ședinței să fie stabilit de manager, indiferent cine are o problemă de discutat.

Pe de altă parte, am învățat că nu există subiecte mai mult sau mai puțin demne de atenția managerului. Altfel spus, în funcție de circumstanțe, chiar și lipsa hîrtiei igienice poate să fie ceva care impune atenția și decizia managerului. Cum, la fel de bine, stabilirea perioadelor de concediu anual s-ar putea să fie o temă asupra căreia managerul este informat, dar pe care nu o abordează într-o discuție.

Ședința este un instrument de management și capătă utilitate maximă dacă:
-finalitatea este stabilită de manager. Această finalitate poate să nu fie evidentă pentru colegi, dar este teribil de importantă pentru manager. De exemplu, "descărcarea" presiunii psihice asociată unei probleme importante este o finalitate relevantă pentru manager. După ședință, eventual, acesta capătă o anumită doză de relaxare. Discutînd problema, aceasta poate fi înțeleasă mai bine, iar decizia de soluționare poate fi facilitată. A stabili și derula o ședință doar pentru motive "cutumiare" (că "așa e bine") este o pierdere inutilă de resurse. La fel, o ședință în urma căreia managerul nu obține nimic, fiindcă nu și-a propus nimic, este, în cel mai bun caz, o dovadă de diletantism managerial.
-locul ședinței este stabilit de manager. O eroare frecventă este folosirea, de fiecare, dată, a aceleiași încăperi (sală de consiliu, biroul managerului etc.). În funcție de subiect(e), de durata anticipată sau de numărul de participanți, o ședință poate fi organizată într-un parc, într-o cafenea sau în spațiul unui comportiment funcțional anume. Contextul spațial are o influență semnificativă asupra comportamentului participanților la ședință (poate facilita sau împiedica anumite reacții ori atitudini). Cu alte prilejuri o să discut despre manipulare și persuadare ca instrumente de management. Aici doar amintesc că spațiul în care se desfășoară o activitate poate îndrepta acțiunile într-un sens sau altul.
-participanții sînt stabiliți de manager. Indiferent dacă subiectul a fost impus de manager sau este rezultatul inițiativei unui coleg, la ședință participă cei care pot avea o contribuție reală. Aceasta presupune că managerul ȘTIE cine și ce face în organizație. O ședință nu este un spectacol, așa încît spectatorii sînt inutili. Această abordare trebuie comunicată de către manager, pentru a putea preveni eventuale nemulțumiri, mai ales că există colegi care se simt bine doar dacă sînt "băgați în seamă". Ei bine, într-o ședință, băgătorii de seamă consumă timp și oxigen fără rost.